Relafi

Semplificare la gestione della consulenza, rendendola meno stressante: questo è l’obiettivo di Relafi, il software CRM per i consulenti finanziari.

Ispirato dalla metodologia della Mente Estesa e del Second Brain,mediante la funzione Attività, Relafi permette di tenere traccia di tutte le azioni da compiere nei confronti dei clienti, così da non dimenticare nulla.

Cosa succede però se per un’Attività da eseguire non è più chiaro a colpo d’occhio tutto ciò che va fatto? Se, cioè, questa stessa Attività racchiude al suo interno un elenco più lungo di azioni da portare a termine? Semplice: aumenta lo sforzo cognitivo e, sul lungo periodo, anche lo stress.

In Relafi arrivano in tuo aiuto i Processi che, nella loro nuova versione, permettono di rendere “azionabile” ogni attività complessa. I Processi sono dunque l’estensione naturale della funzione Attività e da oggi sono ancora più potenti.

IN CHE MODO TI SARÀ UTILE LA FUNZIONE PROCESSI?

“Azionabile” è qualsiasi attività che per essere svolta da una singola persona in un periodo di tempo senza interruzioni. Un esempio è “Inviare email con il report del portafoglio”.

Invece, un esempio di Attività non azionabile? Ottenere il nuovo documento di identità di un cliente. Per completare l’Attività infatti dovrai necessariamente:

Contattare il cliente per richiedere copia del nuovo documento.
Attendere la consegna da parte del cliente della copia del nuovo documento.
Inviare la nuova documentazione alla sede centrale della banca mandataria.
Attendere il recepimento da parte dei sistemi della banca mandataria del nuovo documento.

In caso di anomalia contattare il supporto e gestire per ottenere il recepimento.

Se leggessi sulla tua agenda un’attività come questa, saresti obbligato a spendere energia cognitiva per ricordare a che punto dell’attività sei arrivato e quale sarà la prossima azione da compiere per completarla. Inoltre passerebbero giorni o settimane tra le singole azioni da svolgere per portare a compimento l’attività; passi che potrebbero rallentare la lista delle cose da fare.

A differenza della generica attività “Ottenere il nuovo documento di identità di un cliente”, ognuno dei passi sopraelencati è azionabile

I Processi permettono di scomporre questo tipo di attività non azionabili in più passi tutti azionabili.

Inoltre permettono di definire i possibili risultati di ogni passo e, in base a questi, di modificare il flusso del processo: ad esempio, se la banca mandataria riscontra un’anomalia nella documentazione inviata, solo in questo caso sarà necessario gestire il problema. In caso contrario il processo termina.

DOVE TROVO LA FUNZIONE PROCESSI E COME LA USO?

Per utilizzare i Processi la prima cosa da fare è aggiungere un Modello di Processo mediante la voce di menu Pianificazione > Modelli e la sezione Processi.

Il modello permette di definire i passi e i possibili risultati di ognuno di essi che definiscono il flusso con il quale dovranno essere eseguiti.

Al momento i passi possono essere di due generi:

Attività: quando il passo sarà quello corrente del processo verrà creata un’attività che, in base alla scadenza, comparirà su Panoramica e Pianificazione;
Sotto processo: Quando un processo è da avviare (utile per semplificare la definizione di parti comuni in più modelli)

Per ogni passo inserito verrà creato un risultato predefinito che, una volta completato, farà passare il processo allo step successivo, in ordine che va dall’alto al basso.

E’ possibile modificare questo ordine, modificando a loro volta i risultati dei singoli passi. Esistono tre tipologie di risultato che permettono::

di passare a qualsiasi altro passo del processo
di ripetere il passo corrente
di terminare il processo

Questo dà la possibilità di definire flussi di processo anche estremamente complessi.

Definito il Modello di Processo sarà poi possibile avviare i processi con il pulsante “+ Processo” della Panoramica o “Aggiungi” nella sezione Pianificazione > Processi. Accedendo al dettaglio di ogni processo, sarà inoltre possibile visualizzare a colpo d’occhio lo stato di avanzamento.

La nuova versione dei Processi è ancora più intuitiva e semplice da utilizzare. A fronte di un piccolo sforzo iniziale per comprenderne i meccanismi, questa funzionalità ti consentirà di automatizzare le Attività che sono parte di un insieme di azioni concatenate e conseguenti, in modo completo e veloce.

Con la certezza, finalmente, di non dimenticare nulla.

Nuova funzionalità: nuova versione dei Processi